Miten yritykset käyttävät letter of intentiä tai memorandum of understandingiä hyväkseen

Millä toimilla on mahdollista tukea sopimuksen syntymistä

Neuvoteltaessa liikesopimuksen tekemisestä, neuvottelevat osapuolet eivät ole tietoisia toisen osapuolen pyrkimyksen asteesta sopimuksen tekemiseksi. Tämä erityisesti tilanteissa missä osapuolet eivät ole aikaisemmin tehneet yhteistyötä tai tavoiteltava lopputulos ei ole alkujaan selvillä. Tällaisessa tilanteessa toinen osapuoli saattaa pitää toivottavana, että sopimuksen syntyminen varmistuisi mahdollisimman nopeasti. Neuvottelukumppani sen sijaan voi tarkoituksellisesti pyrkiä viivyttämään sopimuksen syntymistä tai haluaa lykätä syntyhetkeä pidemmälle. Sopimuksen syntyä pikaisesti tahtova osapuoli pyrkii turvaamaan sen, että neuvotteluiden katkeamisen vaara olisi mahdollisimman vähäinen ja sopimus saataisiin lopulta aikaiseksi.

Mikäli sitovaa esisopimusta ei pidetä mahdollisena saada aikaiseksi tällaisessa tilanteessa, osapuolet voivat neuvotella letter of intentin tai muun vahvan sopimustarkoituspyrkimyksen vahvistavan neuvottelupöytäkirjan (memorandum of understanding) aikaansaamiseksi. Tällaisessa asiakirjassa ei ole kyse sitovasta lopullisesta sopimuksesta vaan osapuolen tahdosta vakavasti sitoutua neuvotteluihin. Toisinaan tällaisen asiakirjan tekeminen saattaa tosiasiassa johtaa maineenhallinnan kannalta rajoitettuun kykyyn vetäytyä neuvotteluista ja lopullisen sopimuksen tekemisestä.  

Miten toimia tilanteessa, jossa sopimuskumppanilla ei ole tahtotilaa sopimuksen tekemiselle

Milloin sopimuskumppani on epävarma sen suhteen, onko sille toivottava sopimus mahdollista saada aikaan, sen strategia neuvotteluihin on toinen. Tällöin epävarman osapuolen on mielekästä välttää kaikkea sellaista toimintaa kuin asiakirjojen laadintaa, jotka voisivat synnyttää vastuuta edes neuvottelukustannuksista. Selvyyden vuoksi osapuolten välisessä kirjeenvaihdossa on hyvä tuoda esille se seikka, että osapuolet neuvottelut omalla kustannuksellaan eikä mistään ole vielä päätetty.

Erityisesti tämä on tärkeää tilanteissa, missä jatkotoimet kerryttävät kustannuksia. Tällaisessa tilanteessa tulee välttää letter of intentin laatimista, koska neuvotteluprosessin myöhemmässä vaiheessa se saattaa rajoittaa osapuolen neuvotteluvapautta. Mikäli kuitenkin päädytään letter of intentin laatimiseen on vältettävä ilmauksia, jotka viittaavat lopulliseen sopimukseen tai sen syntymiseen. Letter of intentin voimassaoloaika on tilanteessa pyrittävä sopimaan lyhyeksi.

Letter of intent koetaan riitaherkäksi sopimukseksi eikä syyttä. Neuvottelevien osapuolten tarkoitusten erotessa merkittävästikin myös näkemykset letter of intent sopimuksen tarkoituksesta ja sitovuudesta koetaan osapuolten kesken eri tavalla. Optimistisesti sopimusneuvotteluihin suhtautuva osapuoli voi pitää toisen osapuolen ilmoitusta neuvotteluista luopumisesta tai vetäytymisestä hyvän tavan vastaisena toimena tai oikeudettomana.

Letter of intent asiakirjan sisällöstä

Tavanomaisesti letter of intent sisältää ainakin seuraavat seikat:

-Selvityksen hankkeen taustasta ja lähtökohdista.

-Toteamuksen siitä, että asiakirja ei ole sitova ja tarkoituksena on määritellä neuvotteluiden alustava tulos.

-Hahmotelman pääkohdista ja näkemyksen liiketaloudellisten ehtojen pääkohdista (kohde, hinta tai hinnan määräytymisen perusteet, maksuehdot sekä muut keskeiset ehdot).

-Selvityksen jatkoneuvotteluiden kohteena olevista asioista ja seikoista.

-Tarpeesta suorittaa kohteen tarkempia tarkastuksia (due diligence).

-Kirjauksen alustavasta aikataulusta jatkoneuvotteluiden osalta sekä päättämisen ajankohdan.

-Asiakirjan voimassaolosta sopiminen.

-Salassapitoehdot, riidanratkaisua koskevat ehdot sekä muut ehdot, jotka on tarkoitettu sitoviksi ja erillinen maininta tästä.

Miten välttää oikeudelliset epäselvyydet letter of intentin sekä memorandum of understandingin osalta

Edellä mainittujen asiakirjojen oikeudelliset epäselvyydet on mahdollistaa pyrkiä välttämään toteamalla asiakirjassa nimenomaisesti sen sitomattomuus tai määrittämällä sitovuusaste selkeästi. Tästä syystä asiakirjassa on tärkeää todeta selkeästi se, etteivät osapuolet ole sitoutuneet lopulliseen sopimukseen sekä se, että osapuolet kantavat edelleen kustannusriskin sopimusneuvotteluiden osalta. Mikäli kustannuksia osapuolten kesken tahdotaan jakaa joltain osin, tämä jako on syytä määrittää selvästi sopimusehdoin.

Mitä yksityiskohtaisempi letter of intent laaditaan sitä tärkeämpää on selkeästi ilmaista sopimusehdoin, että asiakirja ei ole lopullinen sopimus eikä velvoita sellaisen sopimuksen tekemiseen. On syytä tiedostaa, että kansainvälisessä oikeuskäytännössä on lukuisia oikeustapauksia, missä asiakirja letter of intent otsikoinnista huolimatta on todettu lopulliseksi sitovaksi sopimukseksi. Tästä syystä etenkin kansainvälisissä yhteyksissä on suositeltavaa todeta asiakirjan otsikossa, johdannossa että muutoin ehdollisissa ehdoissa, että osapuolten tarkoituksena on sitomaton sopimusluonnos.

Mikäli osapuolten tiedossa on, että lopullisen sopimuksen laadinta edellyttää, joidenkin edellytysten täyttymistä, on tämä seikka ja vaatimus syytä mainita ehdoissa. Tämä lisää selvyyttä siitä, että kyseessä on ei-sitova asiakirja. Tavanomaista on, että tällainen vaatimus koskee esim. rahoituksen varmistamista tai ennakollista hyväksyntää lainan saamisesta kohteen toteuttamiseksi.  

Milloin sopimus sisältää sekä sitovia että ei-sitovia ehtoja, tällainen sopimusrakennelma lisää epävarmuutta asiakirjan tarkoitetusta sitovuuden asteesta. Tästä syystä kyseiset ehdot tulee pitää selkeästi erillään toisistaan. Tavanomaisesti tällaiset ehdot koskevat sopimuksen eri tarkoituksia.

Neuvottelumenettelyä koskevat ehdot tarkoitetaan sitoviksi, mutta kaupalliset ehtohahmotelmat on tarkoitettu ei-sitoviksi. Neuvottelumenettelyä koskevat ehdot ovat tavanomaisesti: salassapitoa, aikataulua tai riidanratkaisua koskevat ehdot. Kaupalliset ehdot liittyvät sen sijaan: hinnan määräytymiseen, maksuehtoihin tai kohdetta määrittäviin ehtoihin. Tätä ongelmaa ehtojen tarkoitetusta sitovuuden asteesta voidaan pyrkiä ratkaisemaan laatimalla kaksi erillistä sopimusta.

Neuvottelukäytännöistä letter of intent asiakirjan osalta

Neuvottelukäytänteiden osalta on syytä huomioida, että mikäli alkujaan letter of intent asiakirjan tasolla tehdään yksittäistä neuvottelukysymystä koskeva myönnytys sopimuskumppanille, on tällaista ehtoa neuvotteluiden myöhemmässä vaiheessa tavanomaisesti vaikea muuttaa.

Kumppani saattaa pitää tällaista aiemmasta ehdosta vetäytymistä sopimattomana ”vedättämisenä”. Lisäksi neuvotteluiden jatkuessa osapuoli saattaa kokea, ettei se voi hyväksyä itselleen heikompaa ehtoa kuin alkujaan on esitetty. Tästä syystä asiakirjaan ei ole syytä kirjata liian tarkkoja tai sitovia ehtoja neuvotteluiden alkuvaiheessa, jotta ehdoista voidaan ja kyetään tosiasiassa neuvottelemaan myöhemmässä vaiheessa. Neuvottelutarpeen omaavien epäselvien ehtojen osalta on syytä kirjata esimerkiksi vaihteluväli tai vastaava epämääräinen kirjaus ehtoon, joka osoittaa yksiselitteisesti kohdan olevan avoinna ja neuvoteltavissa.

Toisinaan asiakirja laaditaan tarkoituksin, että se esitetään kolmannelle taholle. Tavanomaisesti tämä taho on rahoittaja tai vastaava lainanantaja. Tällaisessa tilanteessa tulee varmistua siitä, että osapuolet hyväksyvät ja sallivat asiakirjan esittämisen kolmannelle. Erityisesti tämä tulee huomioida tilanteessa, missä asiakirja sisältää salassapitoa koskevan sopimusehdon. Lisäksi todettakoon, että pörssiyhtiöitä koskee arvopaperimarkkinalain mukainen tiedottamisvelvollisuus. Erityisesti yhtiölle rahallisesti tai muutoin merkittävän hankkeen tai projektin osalta tämä tiedottamisvelvollisuus aktualisoituu.

Lopuksi

Käytettäessä letter of intentiä tai memorandum of understandingiä osapuolten on syytä tiedostaa asiakirjan tarkoitettu ei-sitova luonne. Tätä seikkaa on syytä korostaa myös sopimusehdoissa. Näin toimimalla pyritään estämään mahdolliset erimielisyydet osapuolten tarkoituksesta ja väitteiltä sopimuksen sitovasta luonteesta. Milloin ei-sitovia ja sitovia ehtoja kuitenkin on tarve käyttää, tällöin selvyyden vuoksi on suositeltavaa laatia kaksi erillistä sopimusta. Tällöin kyetään erottamaan eri sitovuusasteen sopimusehdot erillisiin asiakirjoihin. Kansainvälisissä sopimussuhteissa tulee olla erityisen huolellinen sen osalta, ettei osapuoli sitoudu tarkoituksensa vastaisesti sitovaan sopimukseen käyttäessään letter of intent asiakirjaa.

***

Luotettavat kansainvälisesti palkitut liikejuristimme avustavat mielellään aihealueeseen liittyvissä kysymyksissä. Ole yhteydessä ja kartoitetaan yhdessä tarpeenne sekä se, kuinka voimme avustaa teitä menestymään liiketoiminnassanne.

**Asiakirja ei ole tarkoitettu oikeudelliseksi neuvoksi.